La panchina e le prenotazioni in bozza

Trovare un vuoto nel piano è solo metà del lavoro; l'altra metà è sapere chi può riempirlo. La panchina tiene sempre questa risposta sullo schermo, in modo che riempire un vuoto non significhi lasciare la pagina e perdere il proprio posto.

La panchina

La panchina è una barra fissata lungo la parte inferiore della pagina Resourcing. Rimane ferma mentre la griglia scorre, ed elenca tutti coloro che hanno ancora spazio nel periodo attualmente visualizzato, nell'ordine che scegli: per cognome in modo predefinito. Il selettore Panchina, nella fascia dei filtri sopra la griglia, offre Cognome, Nome e Più liberi; scegli Più liberi per portare in testa le persone con più spazio.

Ogni persona appare come un chip che mostra quanta parte del suo tempo non è impegnata, ad esempio 60% libero med.. Il numero accanto all'intestazione — 8 liberi — indica quante persone hanno qualche spazio. Le persone completamente prenotate vengono completamente escluse: non sono disponibili, quindi non vengono offerte.

Cambia il periodo e la panchina cambia con esso. Qualcuno libero a settembre non è sulla panchina mentre stai guardando luglio.

Usa la freccia sull'intestazione Panchina per comprimere la barra quando vuoi l'altezza completa per la griglia, e per riaprirla dopo.

Leggi la percentuale come una media nel periodo. 40% libero med. significa che, mediato su ogni settimana del periodo visualizzato, il 40% del tempo di quella persona non è impegnato — non che il 40% sia libero in ciascuna di quelle settimane. Qualcuno prenotato a tempo pieno per sette settimane su nove e inattivo le ultime due si legge come circa il 22% libero, e qualcuno senza prenotazioni si legge come 100%. Il dato si muove con ciò che è effettivamente prenotato, così due persone sono genuinamente confrontabili tramite esso, e Più liberi ordina la barra per lo stesso dato che i chip mostrano.

Una media non è comunque un'immagine settimana per settimana. Una persona libera al 40% in media potrebbe essere libera metà di ogni settimana, o completamente libera due settimane su cinque — e queste sono risposte diverse a può occuparsene?. Espandi il ruolo e controlla le singole settimane prima di estendere una prenotazione su diverse di esse.

La percentuale è una quota del proprio contratto di quella persona. Un part-time su tre giorni a settimana senza prenotazioni si legge come 100% libero, non come una frazione di una settimana a tempo pieno. In questo modo la panchina concorda con ciò che il resto di Flowtly dice sulla stessa persona, e un part-time con vera disponibilità non sembra quasi pieno.

Quando il dettaglio settimanale di una persona non è disponibile, il chip torna a segnalare la sua migliore settimana e lo dice — l'etichetta indica quale delle due letture stai guardando, così una media non viene mai confusa con il caso migliore.

Completamente prenotato è un consiglio, non un blocco. Una volta che qualcuno non ha più spazio da nessuna parte nel periodo, si legge come non disponibile e cade dalla barra. È la pagina che risponde a chi può prendersi carico di questo comodamente? — non dice che la persona non possa essere prenotata affatto.

Qualcuno può comunque finire sopra una settimana completa, e a volte questa è la scelta giusta. Poiché le bozze non vengono conteggiate come copertura, due bozze per la stessa persona possono sembrare ciascuna accessibile da sola; è la conferma che si somma, e la griglia segna chiunque sopra il 100% in rosso affinché il costo sia visibile piuttosto che nascosto.

Ciò che non accadrà è che Flowtly lo suggerisca. Una persona senza spazio non viene mai offerta sulla panchina, e trascinare qualcuno su un ruolo non prenota mai più del tempo che ha effettivamente libero — quindi superare una settimana completa è sempre una decisione che hai preso tu, non un suggerimento della pagina.

C'è un limite rigido al 125%. Confermare una prenotazione che porterebbe qualcuno oltre tale soglia viene rifiutato direttamente, e il messaggio indica di quanto avrebbe superato.

Quando nessuno ha spazio, la barra lo dice chiaramente: Tutti sono completamente prenotati in questa finestra.

Abbozzare una prenotazione

Trascina una persona dalla panchina su un ruolo nella griglia e rilasciala sulla colonna in cui vuoi che venga prenotata. I ruoli si illuminano mentre trascini, quindi è chiaro dove un chip può atterrare.

Il rilascio crea una prenotazione in bozza:

• Copre la colonna su cui hai rilasciato — una settimana, sia nella vista Mese sia nella vista 90 giorni.
• È dimensionata alla capacità libera mostrata sul chip, e mai sopra il 100%, quindi il rilascio stesso non può sovrapprenedotare nessuno.

Per prenotare un tratto più lungo, rilascia una volta e poi estendi la bozza con le maniglie descritte di seguito.

Se non è possibile creare una prenotazione, la pagina spiega perché e la bozza viene rimossa di nuovo. Le due ragioni sono distinte anziché indovinate: essere rifiutato perché il rilascio prenoterà qualcuno oltre la sua capacità suona diversamente dall'essere rifiutato perché manca di un permesso, e il messaggio indica quale era.

Il trascinamento è uno dei due modi per creare una prenotazione da questa pagina. L'altro è Aggiungi una persona, descritto di seguito.

Aggiungere una persona direttamente

Non tutte le prenotazioni partono da un vuoto. A volte sai già chi andrà su un progetto e in quali giorni, e il progetto potrebbe non avere ancora ruoli. A questo serve Aggiungi una persona, accanto a Dichiara un fabbisogno in cima alla pagina, e nella pagina vuota quando non c'è ancora nulla di pianificato.

Ogni riga di progetto ha anche Aggiungi una persona e Dichiara un fabbisogno. Compaiono passando il mouse sulla riga o raggiungendola con il tasto Tab, e lì il progetto è già scelto.

1. Scegli il progetto. Si può scegliere qualsiasi progetto, anche uno su cui non è pianificato nulla.

2. Scegli la persona. L'elenco comprende tutta l'organizzazione, si può cercare per nome e mostra quanto tempo libero ha ciascuno nel periodo visualizzato. È raggruppato in:

   • Liberi in questo periodo — persone il cui tempo libero nel periodo è misurato a partire dal loro contratto;
   • Capacità presunta — persone senza ore settimanali registrate, la cui quota è calcolata come se lavorassero a tempo pieno;
   • Già su questo progetto e Completamente occupati;
   • Capacità sconosciuta, per ultimi — persone per le quali non esiste alcun dato di capacità, quindi Flowtly non può dire che siano libere.

   Nessuno è nascosto e chiunque può essere scelto: le persone completamente occupate e quelle di capacità sconosciuta sono elencate, e prenotarle è una tua decisione. Quando due persone hanno lo stesso nome, ciascuna riporta un numero di record, per esempio Record n. 123, per distinguerle. Se nessuno corrisponde alla ricerca, l'elenco lo dice e propone di cancellarla.

3. Facoltativamente, scegli un ruolo. Senza ruolo, la persona viene prenotata direttamente sul progetto.

Scegliere qualcuno non prenota ancora nulla. Apre la sua settimana, giorno per giorno:

• Fai clic su un giorno per selezionarlo, Maiusc+clic per una serie di giorni, o Ctrl+clic (⌘+clic su Mac) per aggiungere un giorno senza toccare gli altri.
• Inserisci le ore al giorno e applica. Ogni giorno selezionato viene prenotato per quelle ore, e i giorni adiacenti con le stesse ore diventano un'unica prenotazione.
• Inserire 0 rimuove la prenotazione dai giorni selezionati, e solo da quelli.
• Un trattino indica un giorno in cui la persona non lavora. Non può essere selezionato.
• Usa le frecce per andare avanti o indietro di una settimana, oppure Vai alla data per aprire la settimana di una data più lontana.

Pianificare un intervallo di date

Per un piano più lungo, come ogni lunedì, martedì, mercoledì e venerdì da settembre a dicembre, la sezione Intervallo e giorni della settimana in cima all'editor evita di scegliere i giorni uno per uno.

1. Inserisci Dal e Al, scegli i Giorni della settimana in cui la persona lavora sul progetto e inserisci le Ore al giorno.
2. Leggi l'Anteprima. Elenca ogni data dell'intervallo e contrassegna ciascuna come pianificata, saltata, prenotazione esistente o fuori dallo schema, e il riepilogo indica quanti giorni verranno pianificati e saltati e a quante ore corrispondono.
3. Seleziona Applica. Il pulsante indica il proprio effetto, per esempio Applica: 51 giorni · 408 h. Mentre un piano lungo viene salvato, mostra l'avanzamento, Salvataggio 12 di 26.

Alcuni giorni vengono saltati anziché pianificati, e l'anteprima ne indica il motivo: un giorno libero in cui la persona non lavora, un giorno festivo o un'assenza. Conta qualsiasi assenza, qualunque sia il suo stato, tranne il lavoro da remoto. Non viene pianificato nulla finché assenze e festivi sono ancora in verifica, o se non è stato possibile caricarli; la sezione lo dice e propone di riprovare, invece di pianificare come se non ci fossero.

I giorni che hanno già una prenotazione vengono saltati per impostazione predefinita. Conta qualsiasi prenotazione della persona, su qualsiasi progetto. La sezione le elenca con il loro progetto e le loro ore. Scegliendo Sovrascrivi, le prenotazioni proprie di questo progetto in quei giorni vengono sostituite con le nuove ore; un giorno prenotato su un altro progetto, o condiviso con uno, resta saltato, e le prenotazioni su altri progetti non vengono mai modificate. Sovrascrivi non viene ricordato: va scelto di nuovo ogni volta.

Ciò che l'intervallo salva è esattamente ciò che otterresti scegliendo gli stessi giorni a mano: prenotazioni in bozza, con i giorni vicini che hanno le stesse ore uniti in uno solo. Se alcuni giorni non possono essere salvati, l'editor li indica e propone di riprovarli, come sotto.

Le assenze vengono saltate, a meno che tu non decida altrimenti. Se la selezione include un giorno di assenza della persona, l'editor lo segnala prima di salvare, e il pulsante principale prenota solo gli altri giorni. Prenotare anche il giorno di assenza è un secondo pulsante: a volte sai qualcosa che il calendario delle assenze non sa.

Le prenotazioni create così sono bozze, esattamente come un trascinamento dalla panchina: non contano come copertura finché un approvatore non le conferma, e il ruolo Resourcing manager basta per crearle. Modificare un giorno già confermato richiede il ruolo Resourcing approver.

Se viene salvata solo una parte, l'editor indica i giorni non salvati e propone di riprovare esattamente quelli. I giorni salvati restano salvati, e nient'altro viene modificato sul progetto o per quella persona.

Cosa è una bozza

Una bozza è una proposta. È salvata e i tuoi colleghi possono vederla, ma non è copertura.

Le bozze appaiono come un contorno tratteggiato sulla cella, e l'etichetta recita 40% bozza. È cruciale che le prenotazioni in bozza siano escluse da ogni cifra di copertura nella griglia: le percentuali di ruolo, la copertura dei progetti e gli avvisi di sovracapacità contano solo le prenotazioni confermate. È questo che rende le bozze sicure per sperimentare — abbozzare tre opzioni di dotazione non fa sembrare un progetto dotato tre volte.

La conseguenza pratica merita di essere conosciuta: un ruolo con solo prenotazioni in bozza si legge ancora come non coperto. Non è un errore. Nulla è ancora impegnato.

Confermare una bozza

Espandi il ruolo per vedere le persone su di esso. La riga di una persona in bozza porta un pulsante Conferma; selezionarlo trasforma la bozza di quella persona su quel ruolo in una prenotazione reale. Da quel momento conta come copertura ovunque, e il contorno tratteggiato diventa una barra solida.

Conferma funziona per una persona e un ruolo alla volta. Non esiste un conferma-tutto.

La bozza di una persona su un ruolo può essere composta da più serie di giorni distinte, per esempio quando è stata pianificata solo per alcuni giorni della settimana. La conferma prende ogni serie a sé, quindi alcune possono essere confermate mentre altre vengono rifiutate, per esempio perché un giorno al loro interno supererebbe il limite. Il messaggio dice allora Confermate 3 serie su 5. Le altre sono state rifiutate e restano bozze., seguito dalle date di ciascuna serie rifiutata e dal motivo. Le serie rifiutate restano esattamente com'erano.

Confermare richiede il ruolo di Approvatore Resourcing, che è un permesso più ristretto di quello che consente di creare la bozza. Proporre e impegnarsi sono stati deliberatamente separati: chiunque con il ruolo di Responsabile Resourcing può abbozzare una prenotazione, ma trasformarla in un impegno su cui l'azienda conta è una decisione riservata agli approvatori designati. Gli amministratori hanno entrambi.

Senza quel ruolo, il pulsante Conferma è ancora visibile nella riga, ma è disabilitato, e passando il mouse spiega perché: Confermare una bozza richiede il ruolo di Approvatore Resourcing. Chiedi a un amministratore di concederlo. È lasciato visibile di proposito — un pianificatore dovrebbe poter vedere che questo passaggio esiste e richiede approvazione, piuttosto che trovare il pulsante mancante e concludere che la funzionalità è rotta. Proporre e impegnarsi descrive quale ruolo copre cosa.

Annullare una conferma

La riga di una persona confermata porta un pulsante Annulla conferma, lo specchio di Conferma: trasforma la sua prenotazione su quel ruolo di nuovo in bozza. L'impegno viene rilasciato, la barra torna a un contorno tratteggiato, e il tempo smette di contare come copertura — quindi una conferma fatta troppo presto non è qualcosa con cui devi convivere. La modifica viene salvata e sopravvive al ricaricamento della pagina.

Annullare una conferma non può mai causare una sovraprenotazione, perché rimuove solo il tempo impegnato.

Annullare una conferma richiede anche il ruolo di Approvatore Resourcing, non solo confermare. Liberare un impegno è tanto conseguente quanto assumerlo, ed è il primo dei due passaggi che portano all'eliminazione di una prenotazione confermata — quindi entrambe le estremità dell'impegno sono detenute dallo stesso permesso.

Come con Conferma, il pulsante Annulla conferma rimane visibile senza quel ruolo ed è disabilitato, spiegando al passaggio del mouse che trasformare un'allocazione confermata di nuovo in bozza richiede il ruolo di Approvatore Resourcing.

Eliminare una bozza

La riga di una persona in bozza porta un piccolo pulsante cestino accanto a Conferma. Rimuove quella bozza dal piano completamente — la proposta scompare dalla griglia anziché rimanere come un suggerimento che nessuno intende onorare.

Poiché questa è l'unica azione sulla pagina che non può essere annullata, chiede prima conferma, nominando la persona la cui bozza sta per scomparire. Nulla viene rimosso finché non accetti.

Solo le bozze possono essere eliminate. Una prenotazione confermata non ha il pulsante cestino, e la modifica verrebbe rifiutata anche se fosse tentata. Questo è deliberato: il tempo confermato è un impegno su cui qualcuno conta, quindi eliminarlo richiede due passi deliberati invece di un clic. Annulla prima la conferma, poi elimina. Quel passo extra esiste affinché il lavoro impegnato non scompaia mai con un singolo clic sbagliato.

Eliminare una bozza non influisce mai sulle cifre di copertura di nessuno, poiché le bozze non sono mai state conteggiate come copertura.

Eliminare una bozza non richiede il ruolo di Approvatore — creare una bozza e ritirarla sono entrambi proporre, e una proposta che puoi fare è una che puoi ritirare.

La rimozione è permanente. La prenotazione non è archiviata o nascosta; è sparita e non riapparirà da nessuna parte nel piano. Flowtly mantiene un record dell'eliminazione — chi l'ha rimossa e quando — ma quel record è l'unica traccia rimanente, e non è qualcosa che puoi consultare da questa pagina. Se è importante sapere chi ha rimosso una bozza, chiedi al tuo amministratore Flowtly.

Regolare la durata di una bozza

I due piccoli controlli sulla riga di una bozza la estendono o accorciano di una settimana alla volta, dalla fine. È così che una prenotazione cresce oltre la singola colonna in cui è stata rilasciata.

La data di inizio non può essere spostata qui. Per iniziare una prenotazione più tardi, rilascia la persona sulla colonna dove vuoi che inizi, anziché rilasciare prima e ridurre dall'inizio.

Cambiare la durata o la percentuale di una bozza è proporre, non impegnarsi, quindi il ruolo di Responsabile Resourcing è sufficiente — il ruolo di Approvatore non è necessario per nessuno dei due.

Quando qualcun altro ha modificato prima la prenotazione

Confermare, annullare una conferma e modificare la durata di una prenotazione vengono verificati rispetto alla versione della prenotazione che hai visto quando hai fatto clic. Se nel frattempo un collega ha modificato quella prenotazione, la tua modifica non viene salvata, così la sua non viene sovrascritta. La griglia dice Qualcun altro ha modificato questa assegnazione dopo che l'hai aperta, quindi la tua modifica non è stata salvata, ricarica i valori correnti e rifai la tua modifica quando compaiono.

Cosa Flowtly registra

Ogni modifica che una persona apporta a una prenotazione viene registrata, insieme a chi l'ha fatto e quando: crearla, confermarla, annullare la conferma, modificarne le date o la percentuale, ed eliminarla. Il record viene conservato a tempo indeterminato.

Le prenotazioni provenienti da un piano importato sono l'eccezione, incluse le modifiche apportate ad esse qui. Sono rispecchiate da quel piano piuttosto che create su questa pagina, e rispecchiate di nuovo ogni volta che viene applicato nuovamente, così il report della propria importazione è il loro record.

Non esiste una vista cronologia sulla pagina Resourcing, quindi non è qualcosa che puoi consultare mentre pianifichi. Esiste affinché una domanda posta in seguito — chi ha impegnato questa persona, chi ha rilasciato quella prenotazione, chi ha rimosso la bozza che era qui — abbia una risposta.

Casi d'uso

• Trova il ruolo aperto nel progetto del mese prossimo e riempilo dalla panchina senza lasciare la pagina.
• Abbozza due modi per coprire lo stesso ruolo come bozze, confronta la griglia e conferma quello migliore.
• Verifica chi è genuinamente libero prima di concordare la data di inizio di un nuovo impegno.
• Confronta i chip di due persone per vedere quale di esse è più disponibile nella finestra, piuttosto che quale ha per caso una settimana tranquilla.
• Prenota qualcuno per la singola settimana in cui il progetto è a corto, piuttosto che per l'intero trimestre.
• Estendi una bozza settimana per settimana finché non copre il tratto di cui il progetto ha effettivamente bisogno, poi confermala.
• Rilascia una prenotazione confermata troppo presto, in modo che la persona risulti di nuovo disponibile mentre i piani cambiano.
• Usa il conteggio della panchina come lettura settimanale di quanta capacità non impegnata porta il team.
• Mettere qualcuno su un nuovo progetto martedì e mercoledì di questa settimana e quattro giorni della prossima, prima che il progetto abbia dei ruoli.

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