Ripartire una fattura di elettricità tra gli inquilini

Una fattura di elettricità per un edificio con inquilini dotati di sottocontatori va ripartita in due modi diversi. Ogni inquilino con un sottocontatore paga l'energia registrata dal proprio contatore e gli viene rifatturata sulla sua fattura delle utenze. Il resto, cioè l'energia usata dalle aree comuni più i costi fissi della fattura, è sostenuto da ogni inquilino in proporzione alla superficie che affitta, e viene imputato ai budget anziché fatturato.

"Settle energy" fa entrambe le cose partendo dalla fattura stessa del fornitore, al prezzo che quella fattura applica. Nulla viene contabilizzato finché le cifre non tornano con la fattura.

Quando viene proposto "Settle energy"

La vostra organizzazione sceglie, per ciascuna utenza, come viene ripartita una fattura di utenza: compilata per contatore, con "Fill by meter consumption" e un prezzo che digitate voi, oppure saldata dalla fattura. Il saldo dalla fattura si sceglie per organizzazione ed è disattivato finché non è stato attivato per la vostra; chiedete al supporto Flowtly di modificarlo.

Con l'elettricità saldata dalla fattura, una fattura ricevuta che contiene una riga di energia attiva mostra "Settle energy" tra i pulsanti di compilazione della sua sezione "Categorization". Una fattura senza una riga simile, per esempio una fattura di pulizie, non lo propone mai. "Fill by meter consumption" resta disponibile per ogni utenza ancora compilata per contatore e non elenca più l'elettricità.

Il pannello di saldo

"Settle energy" apre il pannello "Settle the energy invoice". Mostra il saldo così come verrebbe contabilizzato, sezione per sezione.

Fattura

Il fornitore, il numero di fattura, il "Usage period", il mese le cui fatture delle utenze riportano gli importi degli inquilini ("Lands on tenant invoices for": il mese successivo al periodo di consumo, o più tardi se la vostra organizzazione fattura in ritardo di più mesi), la riga di energia attiva come kWh per prezzo, i costi fissi e i totali netto, IVA e lordo.

Il "Unit price (net per kWh)" e i "Invoice kWh" vengono letti dalle righe di energia della fattura. Il prezzo cambia ogni mese, quindi non viene mai conservato sull'edificio. Se il PDF dice qualcosa di diverso, correggete l'una o l'altra cifra e premete "Recalculate". Quando il prezzo non può essere letto dalla fattura, digitate voi il prezzo unitario e i kWh dal PDF, poi ricalcolate. I numeri si digitano con i separatori decimale e delle migliaia della vostra organizzazione.

Edifici

Scegliete gli edifici di cui la fattura copre i contatori. Flowtly ricorda la scelta e la propone alla fattura successiva dello stesso fornitore. L'elenco resta visibile, così potete cambiare gli edifici e ricalcolare.

Inquilini con sottocontatore: rifatturazione

Una riga per ogni inquilino con un sottocontatore di elettricità in quegli edifici: le letture iniziale e finale di ciascun contatore, i kWh tra le due e l'importo al prezzo della fattura. L'importo di ogni inquilino è la somma degli importi dei suoi contatori.

Una lettura effettuata alcuni giorni prima o dopo il periodo di consumo viene ripartita proporzionalmente ai giorni. Una lettura più lontana dal periodo, o un contatore con giorni del periodo privi di dati, richiede la vostra decisione: "Prorate by days", "Take as is", oppure attendere la lettura e tornare più tardi.

"Leave out this meter" toglie un contatore dal saldo, per esempio un contatore già conteggiato da un altro. "Include all meters" riporta dentro tutti i contatori esclusi. I contatori esclusi vengono ricordati quando riaprite il saldo.

Quando nessun inquilino negli edifici scelti ha un sottocontatore di elettricità, l'intero netto va alle aree comuni.

Resto: aree comuni, ripartito per superficie

I kWh delle aree comuni al prezzo della fattura, più ogni costo fisso, ripartiti tra tutti i contratti di locazione negli edifici scelti in base alla superficie affittata e imputati al budget di ciascun contratto. Nessuno viene fatturato per questo. Il resto non viene mostrato finché ogni contatore non può essere chiuso, perché ripartirlo prima sposterebbe il consumo di un inquilino sulle aree comuni.

I tre controlli

Tre controlli devono concordare prima che il saldo possa essere confermato. Ciascuno mostra "Agrees", "Mismatch" oppure "Cannot close yet".

Importo: il netto della fattura è uguale alle rifatturazioni agli inquilini più la ripartizione delle aree comuni, al centesimo.
Energia: i kWh della fattura sono uguali ai sottocontatori più le aree comuni. Le aree comuni non sono mai negative, quindi sottocontatori che sommano più della fattura indicano una lettura sbagliata; il pannello indica il contatore da controllare per primo.
Periodo: ogni lettura iniziale e finale comprende il periodo di consumo.

Conferma

"Confirm split" imputa il costo della fattura e la quota delle aree comuni ai budget e registra l'importo di ogni inquilino rifatturato come rendiconto delle utenze definitivo di elettricità di quell'inquilino per il mese di consumo, in un solo passaggio. La ripartizione per progetti della fattura mostra poi il risultato.

La conferma non crea né modifica mai una fattura. L'importo dell'inquilino viene fatturato sulla sua fattura delle utenze in Fatturazione in blocco dei contratti di locazione per il mese indicato sotto "Lands on tenant invoices for", dove viene preparato in bozza ed emesso insieme al canone e alle spese di servizio. Vedi Rendiconti delle utenze degli inquilini.

La conferma resta disattivata:

finché i tre controlli non concordano e non è elencato alcun problema sotto "Confirm is disabled until these are resolved";
dopo che avete cambiato il prezzo o i kWh, finché non premete "Recalculate";
dopo un ricalcolo non riuscito, finché uno non riesce. Usate "Retry" per ricalcolare con gli edifici e i contatori scelti in quel momento;
se non è stato scelto alcun edificio.

La conferma decide cosa viene fatturato agli inquilini, quindi richiede il ruolo di gestore delle fatture. Senza di esso potete aprire e rivedere il saldo, e il pannello vi chiede di farlo confermare da un amministratore.

Che cosa ferma un saldo

Ogni problema è elencato in una frase che nomina l'inquilino, il mese, il contatore o la fattura interessati. I più comuni:

Una lettura manca, si sovrappone a un'altra o scende. Aggiungete o correggete la lettura nello storico del contatore, poi ricalcolate. Vedere Importare letture dei contatori.
Un contratto di locazione inizia o termina all'interno del periodo di consumo, non ha un progetto su cui imputare o non ha superficie affittata. Viene rifiutato anche un contatore su più di un contratto attivo, perché verrebbe fatturato due volte.
La fattura ha già una ripartizione per progetti digitata a mano, sull'intera fattura o su una delle sue righe. Il saldo non la sovrascrive mai: rimuovete prima quella ripartizione nella categorizzazione.
Un inquilino ha già un rendiconto delle utenze di elettricità per il mese che questo saldo non ha registrato: uno calcolato da una tariffa, oppure registrato saldando un'altra fattura del fornitore per lo stesso contratto di locazione e lo stesso mese. Il saldo non lo sostituisce mai.
La riga di energia di un inquilino di una conferma precedente è ancora su una fattura. Rimuovete quella riga dalla fattura, poi confermate di nuovo. Una riga su una fattura emessa non può essere rimossa in questo modo.
Le fatture delle utenze del mese sono già state emesse nella fatturazione in blocco dei contratti di locazione, e la conferma modificherebbe o eliminerebbe l'importo di un inquilino. Il rifiuto nomina le fatture interessate.
La vostra organizzazione non ha una valuta predefinita impostata.
La fattura non indica un periodo di consumo o non ha un importo netto.

Saldare di nuovo la stessa fattura

Aprire "Settle energy" su una fattura già saldata propone gli edifici e i contatori esclusi usati da quel saldo. Il prezzo unitario e i kWh vengono letti di nuovo dalla fattura: se in precedenza avete corretto l'uno o l'altro, correggetelo di nuovo e ricalcolate.

Confermare di nuovo sostituisce i rendiconti delle utenze che questo saldo ha registrato e ritira il rendiconto di un inquilino che non rifattura più, così ogni inquilino è fatturato una sola volta per il mese. Il rendiconto precedente viene conservato, come sostituito, per la documentazione. Una volta emesse le fatture delle utenze del mese, il saldo rifiuta di confermare quando modificherebbe o eliminerebbe l'importo di un inquilino.

Esempi di casi d'uso

Elettricità mensile per un edificio con sottocontatori: Rifatturate a ogni inquilino i suoi kWh al prezzo del fornitore sulla sua fattura successiva delle utenze, e ripartite l'energia delle aree comuni e i costi fissi tra i contratti di locazione per superficie.
Correggere un prezzo letto male: Digitate il prezzo unitario dal PDF, ricalcolate e verificate che tutti e tre i controlli concordino prima di confermare.
Trovare una lettura sbagliata: Quando i sottocontatori sommano più della fattura, partite dal contatore indicato dal controllo dell'energia.
Escludere un contatore contato due volte: Escludete un contatore la cui energia è già inclusa nel contatore di un altro inquilino.