Flowtly – Informativa sulla privacy

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1. Disposizioni generali

La presente Informativa sulla privacy illustra le modalità con cui Flowtly Prosta Spółka Akcyjna ("Flowtly", "noi", "nostro/a", "ci") raccoglie, tratta e protegge i dati personali, nonché i diritti degli utenti in relazione ai propri dati.

L'Informativa è conforme al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, "GDPR") e alle altre normative applicabili in materia di protezione dei dati. La presente Informativa si applica a tutti gli utenti della Piattaforma Flowtly e alle persone fisiche i cui dati personali sono trattati in connessione con il suo funzionamento.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA), con sede legale in ul. Młynarska 8/12, 01-194 Varsavia, Polonia, iscritta nel Registro delle imprese con i numeri KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, con un capitale sociale di PLN 15.800.

È possibile contattarci:

  • per posta all'indirizzo sopra indicato,
  • via e-mail: business.support@flowtly.eu, oppure
  • tramite il modulo di contatto disponibile sulla Piattaforma.

3. Categorie di dati trattati

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati di registrazione e abbonamento: nome, cognome, indirizzo e-mail, password, nome dell'organizzazione, posizione, dati di fatturazione (indirizzo, codice fiscale/partita IVA) e tipologia del piano di abbonamento selezionato.
  • Dati occupazionali e HR: nomi, codice fiscale o numeri di identificazione nazionale, indirizzi e-mail, dati sull'impiego, retribuzione, orario di lavoro, qualifiche e registri delle assenze.
  • Dati su fornitori e fatturazione: ragione sociale, indirizzo, codice fiscale/partita IVA, condizioni di pagamento, numeri di conto bancario, identificativi delle fatture e informazioni fiscali.
  • Dati sensibili: solo se forniti volontariamente e necessari per l'esecuzione del contratto (es. informazioni sanitarie nel contesto di permessi per malattia, iscrizione sindacale ai fini del calcolo dei contributi, o dati demografici per la rendicontazione sulla parità).
  • Dati tecnici e integrazioni: dati ottenuti tramite Kontomatik (cronologia dei conti bancari) utilizzati per la riconciliazione e la rendicontazione, log degli errori da Sentry (Functional Software Inc.), log del server, indirizzi IP e cookie.
  • Dati pubblicamente disponibili: dati provenienti da KRS, REGON, CEIDG e altri registri pubblici utilizzati per la verifica dei fornitori.
  • Altri dati forniti dagli utenti: foto del profilo, avatar, file caricati (es. fatture o conferme di pagamento) e contenuto della corrispondenza con il nostro team di supporto.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Flowtly tratta i dati per le seguenti finalità:

  • Erogazione dei servizi e gestione dell'account: registrazione delle organizzazioni, gestione dei permessi, monitoraggio dell'orario di lavoro, gestione delle assenze, fatturazione, budget di progetto e rendicontazione.
  • Esecuzione del contratto: emissione di fatture, riscossione delle quote di abbonamento, fornitura di supporto tecnico e garanzia della disponibilità del servizio.
  • Comunicazione con gli utenti: risposta alle richieste, fornitura di aggiornamenti e notifica delle modifiche al servizio.
  • Obblighi legali: contabilità, liquidazioni fiscali e archiviazione dei documenti.
  • Legittimi interessi di Flowtly: garanzia della sicurezza, prevenzione delle frodi, miglioramento dei servizi e gestione o difesa di rivendicazioni legali.

I dati personali non vengono trattati per finalità diverse da quelle sopra elencate senza previa comunicazione all'utente e, ove richiesto, senza il suo consenso.

5. Trattamento automatizzato e profilazione

Fatta eccezione per il controllo automatizzato delle nuove organizzazioni descritto di seguito, Flowtly non adotta decisioni che producano effetti giuridici sugli utenti o che li riguardino in misura significativa, basate esclusivamente su trattamento automatizzato dei dati o profilazione.

Alcuni algoritmi possono supportare funzionalità interne quali l'analisi del carico di lavoro, l'allocazione delle risorse o la previsione del budget, ma le decisioni finali sono sempre adottate da persone autorizzate. Possiamo utilizzare dati aggregati e anonimizzati per finalità analitiche e statistiche al fine di migliorare i nostri servizi.

Controllo automatizzato delle nuove organizzazioni. Quando ti registri per una prova o crei una nuova organizzazione, un controllo automatizzato esamina la registrazione per prevenire organizzazioni fraudolente o abusive, come account fittizi o di prova, organizzazioni che si spacciano per istituzioni note e registrazioni con indirizzi e-mail usa e getta. Il controllo utilizza il nome dell'organizzazione che inserisci, il tuo indirizzo e-mail, il paese e la lingua della registrazione, il tuo indirizzo IP e l'informazione se una registrazione con lo stesso nome di organizzazione, lo stesso indirizzo e-mail o lo stesso indirizzo IP sia stata rifiutata poco prima. Parte del controllo è svolta da un modello di IA fornito da Anthropic PBC (vedi sezione 6). Se il controllo conclude che la registrazione è probabilmente fraudolenta o abusiva, l'organizzazione non viene creata e la registrazione viene rifiutata. Questa decisione è presa in modo automatizzato, senza esame da parte di una persona. Se il controllo è temporaneamente non disponibile, la registrazione non può essere completata in quel momento e può essere ritentata più tardi.

Questo controllo è necessario per la conclusione del contratto con te, perché ci consente di creare la tua organizzazione in modo sicuro (articolo 22, paragrafo 2, lettera a), del GDPR). Se la tua registrazione è stata rifiutata, hai il diritto di ottenere il riesame della decisione da parte di una persona, di esprimere la tua opinione e di contestare la decisione, scrivendo a business.support@flowtly.eu.

6. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati a:

  • dipendenti e collaboratori autorizzati di Flowtly, vincolati da obblighi di riservatezza,
  • Google Cloud (hosting e infrastruttura, inclusi database, archiviazione di file e servizi Firebase),
  • Anthropic PBC (funzionalità di IA — il contenuto dei documenti inviati per l'analisi, come fatture e contratti, e il testo inserito nelle funzionalità che utilizzano l'IA, ad esempio le descrizioni delle attività; e i dati del controllo delle registrazioni, ossia il nome dell'organizzazione, l'indirizzo e-mail, il paese e la lingua della registrazione e l'indirizzo IP, utilizzati per verificare le nuove organizzazioni rispetto a frodi e abusi, come descritto nella sezione 5),
  • Stripe (elaborazione dei pagamenti),
  • Kontomatik (integrazione dei dati del conto bancario),
  • Functional Software Inc. (Sentry) per il monitoraggio degli errori di sistema,
  • Postmark (ActiveCampaign, Inc.), il nostro fornitore di servizi di e-mail transazionali, per l'invio delle e-mail transazionali dall'applicazione Flowtly, che contengono nomi, indirizzi e-mail e dati delle fatture,
  • contabili esterni, avvocati e fornitori di servizi IT, nella misura necessaria all'erogazione dei servizi, e
  • autorità pubbliche, quando richiesto dalla legge.

Tutti i fornitori terzi trattano i dati in base ad accordi scritti di trattamento dei dati e secondo le istruzioni di Flowtly. Non vendiamo dati personali. Possiamo pubblicare esclusivamente statistiche aggregate e anonimizzate.

Informative sulla privacy dei partner:

7. Trasferimento di dati al di fuori del SEE

I server di Flowtly sono ubicati all'interno dello Spazio economico europeo. In alcuni casi, i dati potrebbero essere trasferiti a fornitori di servizi al di fuori del SEE (es. negli Stati Uniti, nel caso di Stripe, Sentry o Postmark), nonché ad Anthropic, che tratta i contenuti inviati alle nostre funzionalità di IA. In tali situazioni, garantiamo l'applicazione di adeguate misure di tutela, quali Clausole contrattuali standard o decisioni di adeguatezza ai sensi del GDPR.

8. Periodi di conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, inclusi gli obblighi legali o contrattuali. Trascorso tale periodo, i dati vengono cancellati o anonimizzati, salvo che un'ulteriore conservazione sia richiesta dalla legge o per tutelare i legittimi interessi di Flowtly.

9. Diritti degli utenti

Gli utenti hanno i seguenti diritti ai sensi del GDPR:

  • Accesso ai propri dati personali.
  • Rettifica dei dati inesatti.
  • Cancellazione dei dati ("diritto all'oblio").
  • Limitazione del trattamento.
  • Portabilità dei dati verso un altro titolare.
  • Opposizione al trattamento basato su legittimo interesse.
  • Revoca del consenso (ove il trattamento sia basato sul consenso).
  • Proposizione di un reclamo al Presidente dell'Ufficio per la protezione dei dati personali (UODO).

Per esercitare uno qualsiasi di tali diritti, contattarci all'indirizzo business.support@flowtly.eu o per iscritto all'indirizzo della nostra sede legale.

10. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure organizzative e tecniche per proteggere i dati da accesso non autorizzato, perdita, alterazione o divulgazione. Utilizziamo connessioni cifrate (HTTPS), backup regolari, meccanismi di controllo degli accessi e procedure di sicurezza aggiornate. Solo i dipendenti o i collaboratori autorizzati hanno accesso ai dati, nella misura necessaria all'espletamento delle proprie mansioni.

La Piattaforma utilizza cookie essenziali necessari per il corretto funzionamento. I cookie analitici vengono impostati solo se l'utente acconsente tramite la barra dei cookie; ci aiutano a comprendere il comportamento degli utenti e a migliorare i nostri servizi. Non utilizziamo cookie per scopi di marketing o pubblicitari. Gli utenti possono gestire le proprie scelte nella barra dei cookie in qualsiasi momento o bloccare i cookie nel proprio browser; la disabilitazione di determinati cookie potrebbe limitare alcune funzionalità della Piattaforma.

Il nostro sito web. Il nostro sito web (flowtly.eu e i nostri domini nazionali, come flowtly.pl, flowtly.de e flowtly.fr) non installa cookie né utilizza sistemi di archiviazione simili sul tuo dispositivo per finalità di analisi, pubblicità o protezione dallo spam, e non carica script o font di terze parti come Google.

Analisi del sito web (Umami). Misuriamo l'utilizzo del sito web con Umami, uno strumento di analisi open source che gestiamo direttamente su stats.flowtly.eu, sulla nostra infrastruttura Google Cloud nell'Unione europea. Umami non utilizza cookie e non memorizza nulla sul tuo dispositivo. Registra l'indirizzo della pagina che visiti, la pagina da cui provieni, il tuo browser, il sistema operativo, il tipo di dispositivo, le dimensioni dello schermo e la lingua, la tua posizione approssimativa (paese, regione e città) ricavata dal tuo indirizzo IP e i clic su alcuni pulsanti, come quelli che portano al modulo di contatto. Per contare le visite senza cookie, Umami ricava un identificativo pseudonimo dal tuo indirizzo IP e dai dati del browser, combinati con un valore che cambia ogni mese; il tuo indirizzo IP in sé non viene memorizzato. Utilizziamo questi dati solo per capire quali pagine sono utili e per migliorare il sito web, sulla base del nostro legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR), e non li condividiamo con terze parti per le loro finalità.

Protezione dallo spam nei nostri moduli. Il modulo di contatto con il team commerciale e il modulo del programma per startup sono protetti da un nostro controllo anziché da un captcha di terze parti. Il modulo contiene un campo, nascosto alle persone, che i programmi automatizzati tendono a compilare, il modulo comunica per quanto tempo è rimasto aperto prima dell'invio e il nostro server conta quanti moduli sono stati inviati da ciascun indirizzo IP in un periodo di 10 minuti, e quanti ne riceve in totale, per impedire invii ripetuti. Per questo controllo l'indirizzo IP viene conservato solo nella memoria di lavoro del server e il controllo non lo salva da nessuna parte: dopo 10 minuti smette di essere conteggiato e viene eliminato la volta successiva in cui il server elabora un modulo dopo tale termine, oppure quando il server viene spento. Come ogni richiesta ai nostri server, anche la richiesta del modulo viene registrata nei log del server del nostro fornitore di hosting (vedi sezione 3). Il campo nascosto e il tempo sono utilizzati solo per accettare o respingere l'invio e non vengono conservati. Nulla viene memorizzato sul tuo dispositivo. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a proteggere i moduli da abusi (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR).

12. Disposizioni finali

La presente Informativa sulla privacy è parte integrante dei Termini e condizioni di Flowtly. Può essere aggiornata periodicamente; gli utenti saranno informati in anticipo delle modifiche sostanziali. In caso di discrepanze tra le versioni linguistiche, prevarrà la versione polacca. La presente Informativa è in vigore dal 24 ottobre 2026.